สารบัญ 9 หัวข้อ
ตัวกรองและการตอบกลับอัตโนมัติทำงานบน เซิร์ฟเวอร์ จึงทำงานแม้ปิดคอมพิวเตอร์และมือถือไว้ ตั้งครั้งเดียวมีผลกับทุกอุปกรณ์
ทำได้ที่ไหนบ้าง
| งาน | Roundcube | DirectAdmin | cPanel |
|---|---|---|---|
| คัดแยกเข้าโฟลเดอร์ | Settings → Filters | ใช้ Roundcube | Email Filters |
| ตอบกลับช่วงลาหยุด | Settings → Out of Office | E-mail Manager → Vacation Messages | Autoresponders |
| ตอบกลับอัตโนมัติตลอดเวลา | Filters (Reply with message) | E-mail Manager → Autoresponders | Autoresponders |
| ส่งต่อทุกฉบับ | Filters (Redirect / Send message copy to) | E-mail Manager → Forwarders | Forwarders |
📌 เมนู Filters และ Out of Office ใน Roundcube ขึ้นอยู่กับการเปิดใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ — ถ้าไม่เห็นเมนูให้ใช้ Control Panel แทน (บัญชี cPanel เข้าเมนูเหล่านี้ได้จากหน้า Webmail โดยคลิกชื่อบัญชีมุมขวาบน)
สร้างตัวกรองใน Roundcube
- ไปที่ Settings → Filters → กด Create (+)
- Filter name — ตั้งชื่อให้จำง่าย เช่น
ใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ - Rules — เลือกเงื่อนไข เช่น From · contains ·
@supplier.com(เพิ่มได้หลายเงื่อนไข เลือก all = ตรงทุกข้อ / any = ตรงข้อใดข้อหนึ่ง) - Actions — เช่น Move message to → เลือกโฟลเดอร์
- กด Save
💡 ตัวกรองทำงานตามลำดับจากบนลงล่าง ลากเพื่อจัดลำดับได้ — ใส่ action Stop evaluating rules ถ้าไม่ต้องการให้ตัวกรองถัดไปทำงานกับอีเมลฉบับเดียวกัน
ตัวอย่างตัวกรองที่ใช้บ่อย
| เป้าหมาย | เงื่อนไข (Rule) | การทำงาน (Action) |
|---|---|---|
| แยกใบแจ้งหนี้ | From contains @supplier.com | Move message to → ใบแจ้งหนี้ |
| แยกจดหมายข่าว | Subject contains newsletter | Move message to → จดหมายข่าว |
| ส่งสำเนาให้หัวหน้า | To contains sales@yourdomain.com | Send message copy to → manager@yourdomain.com |
| ทิ้งอีเมลจากผู้ส่งที่ไม่ต้องการ | From contains spammer@example.com | Move message to → Trash |
⚠️ หลีกเลี่ยง action Delete / Discard ถ้าไม่แน่ใจ — อีเมลจะหายโดยไม่เหลือร่องรอย ย้ายไป Trash ปลอดภัยกว่า
ตั้งตอบกลับอัตโนมัติช่วงลาหยุด (Out of Office)
ใน Roundcube
- Settings → Out of Office
- ใส่ Subject และ Body (ข้อความตอบกลับ)
- กำหนด วันเริ่ม – วันสิ้นสุด และความถี่การตอบผู้ส่งคนเดิม (เช่น ทุก 1 วัน)
- ตั้ง Status: On → Save
ใน DirectAdmin
- E-mail Manager → Vacation Messages → Create Vacation Message
- เลือกบัญชีอีเมล ใส่ข้อความ และช่วงวันที่ → Create
ใน cPanel
- Email → Autoresponders → Add Autoresponder
- เลือกอีเมล ใส่ From · Subject · Body · Interval (ระยะห่างการตอบผู้ส่งคนเดิม เป็นชั่วโมง)
- กำหนด Start / Stop → Create
ตัวอย่างข้อความ
เรียน ผู้ติดต่อ
ขอบคุณสำหรับอีเมลของท่าน ขณะนี้ดิฉันลาพักระหว่างวันที่ 1–5 มกราคม
และจะตอบกลับโดยเร็วที่สุดหลังกลับมาทำงาน
หากเป็นเรื่องเร่งด่วน กรุณาติดต่อ sales@yourdomain.com หรือโทร 02-123-4567
Thank you for your email. I am out of the office from 1 to 5 January
and will reply as soon as possible after I return.
For urgent matters, please contact sales@yourdomain.com⚠️ ตั้งวันสิ้นสุดเสมอ — ลืมปิดทำให้ลูกค้าได้รับข้อความลาหยุดไปอีกหลายเดือน และอย่าตั้งตอบกลับบนกล่องที่รับอีเมลจาก mailing list จำนวนมาก อาจเกิดการตอบวนไม่รู้จบ
Forwarder ต่างจากตัวกรองอย่างไร
- Forwarder (ตั้งใน Control Panel) — ส่งต่อ ทุกฉบับ ของชื่อนั้นไปยังอีเมลปลายทาง ตั้งได้แม้ไม่มีกล่องเมลจริง เช่น
sales@ส่งต่อให้พนักงาน 2 คน (DirectAdmin · cPanel) - ตัวกรอง — ส่งต่อ เฉพาะฉบับที่ตรงเงื่อนไข และเลือกเก็บสำเนาไว้ในกล่องเดิมได้ (Send message copy to)
📨 ส่งต่อทุกฉบับไป Gmail / Hotmail สแปมที่ติดไปด้วยอาจทำให้ผู้ให้บริการปลายทางลดความน่าเชื่อถือของเซิร์ฟเวอร์ — ถ้าต้องการอ่านบนมือถือ แนะนำเพิ่มบัญชีแบบ IMAP แทน (อ่านเพิ่ม)
บทความนี้ช่วยคุณได้ไหม?คะแนนของคุณช่วยให้เราปรับปรุงคู่มือให้ดีขึ้น